Rancang Bangun Pencatatan Pengeluaran Biaya dan Pelaporan Anggaran Biaya Karyawan Marketing and Admission Universitas Ciputra Berbasis Blackberry

Abstract

Marketing And Admission (MNA) merupakan sebuah departemen yang sering melakukan dinas ke luar kota untuk mempromosikan Universitas Ciputra kepada sekolah-sekolah. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, departemen MNA mempunyai bulan- bulan sibuk, yaitu mulai bulan Agustus hingga bulan November. Bulan-bulan tersebut disebut bulan sibuk karena pada waktu itu SMA-SMA mengadakan expo pendidikan dan mengijinkan pihak luar untuk memberikan presentasi atau penjelasan tetntang studi lanjut ke murid-murid kelas 12. Pada bulan-bulan sibuk, kelompok yang dibentuk oleh departemen MNA sering sekali melakukan perjalanan dinas ke luar. Jeda waktu antara satu perjalanan dinas dengan perjalanan dinas lainnya sangat berdekatan sehingga Karyawan MNA mengalami kesulitan menyelesaikan laporan perjalanan serta penggunaan anggaran biaya tepat waktu yaitu maksimal 3 hari. Kesulitan lain yang dihadapi oleh karyawan MNA yang dinas di luar, adalah bagaimana mengetahui jumlah yang masih tersisa. Oleh karena itu , dalam penelitian ini dibuat sebuah aplikasi BlackBerry yang mempunyai fungsi mencatat segala pengeluaran anggaran biaya yang dilakukan selama perjalanan dinas. Dengan melakukan pencatatan pengeluaran selama perjalanan dinas, maka laporan yang biasanya dibuat setelah saat perjalanan dinas , dapat dilakukan selama perjalanan. Pencatatan pengeluaran anggaran biaya meliputi kapan pengeluaran dan berapa besar jumlah pengeluaran yang dilakukan serta nama acara dan tujuan. Aplikasi ini juga dapat memberikan informasi berapa jumlah anggaran biaya yang tersisa yang dapat dipakai. Setelah perjalanan dinas tersebut selesai, maka laporan pertanggung-jawaban biaya juga akan selesai. Dengan begitu, karyawan MNA tidak lagi mempunyai kewajiban untuk membuat laporan pertanggung- jawaban anggaran biaya karena aplikasi ini akan men-generate secara otomatis ke dalam format yang telah ditentukan.